چنگیز محمدیان / میرملاس :
افراد بسیار ارزنده و گرانقدری را در میان دوستان و همکاران خود میشناسم که متاسفانه در اغلب موارد ناخواسته به گذشت زمان ارزشمندی که در اختیار آنان است و میتوانند آن را صرف کارهای مفید کنند، توجهی ندارند. اگر چه اغلب این افراد اشخاصی دانشمند، ادیب و اهل علم و فرهنگ هستند، اما متاسفانه به دیگران اجازه میدهند به آسانی فرصت آنان را هدر دهند.
آنها گاهی اوقات همکاران، دوستان یا میهمانانی را به حضور خود میپذیرند که هیچ کاری جز به هم بافتن سخنان بی سر و ته کار دیگری بلد نیستند و با شرح رویدادها و وقایع بی ارزش و بی اهمیت، تنها وقت خود و دیگران را تلف میکنند. این دوستان به علت برخی از ملاحظات شخصی که مهمترین آنها اجتناب از رنجیده خاطر ساختن دیگران است، از پایان دادن به گفتگوی خود با این گونه افراد اجتناب میکنند. طبیعی است که تداوم چنین روندی در دراز مدت میتواند سرمایه زمانی بسیار زیادی را از آنان تلف نماید.
آفتی که این روزها به شکل یک سرطان حاد و پیشرفته و با عنوان ”جلسه“ در شرکتها، سازمانها و ادارات خودنمایی میکند، مصداق بارز اتلاف وقت در سطوح سازمانی است. به جرأت میتوان گفت تاکنون هیچکاری با این جلسات یا به عبارت صحیحتر نشستها انجام نشده است و تنها چای، میوه، شیرینی و البته وقت گرانبهای کارشناسان سازمانها به هدر رفته است. هیچ عقل سلیمی مخالف ایجاد هماهنگی برای انجام بهتر امور در یک سازمان نیست، اما تشکیل جلسههای پی در پی به هر بهانه و عذری تنها یک آفت یا یک بیماری است.
متاسفانه کم نیستند اشخاصی که از این نشستها استقبال میکنند چون تنها کاری که میتوانند در سازمانهای خود انجام دهند، نشستن در این گردهماییهای بی ثمر (و شاید هم پر ثمر از نظر میوه و شیرینی است). این گونه افراد که خود از مهمترین عوامل اتلاف زمان کارشناسان و خبرگان در عرصههای دانشی هستند، در واقع با شرکت در این جلسات و به دست گرفتن نمادین قلم و کاغذ و گاهی نیز مطرح ساختن پرسشهای بی ربط و بی مورد، میخواهند این گونه وانمود کنند که در حال کار انجام کار بسیار حساس و مهمی هستند و اگر آنان در این جلسه حاضر نبودند، آینده سازمان به خطر می افتاد!
افسوس که در کشور ما سامانهای وجود ندارد که به وسیله آن بتوان مدت زمانی را که تا کنون بر اثر برگزاری جلسات بیهوده از وقت کارمندان و مراجعان ادارات تلف شده است، سنجید. اگر چنین چیزی وجود داشت، پی به عمق فاجعه میبردیم. غیر ممکن است که فردی کاری در ادارهای یا سازمانی داشته باشد و تا کنون با چهره کریه طاعون ”جلسه“ رو به رو نشده باشد. بیایید این بیماری را که به کشور و منابع ملی ما هر روز میلیونها ریال آسیب وارد میکند، درمان کنیم. بیایید جمله کلیشهای و مصیبت بار “لطفاً بدون هماهنگی وارد نشوید!“ را از روی درهای اتاقهای مدیران شایسته و فهیم پاک کنیم.
یکی از مهمترین دغدغهها و نگرانیهای انسانهای معاصر مدیریت وقت و فرصتی است که در اختیار آنها قرار دارد. از آنجایی که عادت کرده ایم به تمامی چیزهایی که پیرامون ما قرار دارند به عنوان پدیدههایی طبیعی نگاه کنیم و کارکرد آنها را در تعامل با وضعیت معیشتی یا کاری خودمان در نظر بگیریم، ناخواسته در عنصر زمان غوطه ور شدهایم؛ بدون آن که به عنوان یک ناظر به آن نگاه کنیم و متوجه گذشتن شبانه روزی آن باشیم. از این رو، ساعتها در طول شبانه روز را صرف میکنیم بدون آنکه توجهی به گذشت این زمان داشته باشیم و باز ناخواسته یکی از گران قیمت ترین سرمایههای خود یعنی عمر گرانبها را به بهایی ناچیز از دست می دهیم.
معمولاً بحث مدیریت زمان با مباحثی مانند: خود ـ ارزیابی، تسلط بر مکاتبات اداری، برنامه ریزی، مدیریت جلسات، مدیریت پروژه ها، مهار کردن تماس های تلفنی، و نکات دیگری آغاز میشود. اما به نظر من مقدم بر همه اینها انگیزه و خواست شخصی برای کنترل زمان است.
منظور از خود ارزیابی در وهله نخست تحلیل نحوه کنونی صرف زمان است. اگر قدری به کارهای روزمره خود توجه کنیم، در می یابیم بسیاری از کارهایی که به انجام دادن آنها عادت کردهایم چندان ضرورتی ندارند و اگر نگوییم که باید از انجتم آنها خودداری کرد، حداقل میتوانیم بگوییم بهتر است انجام آنها را به وقت دیگری موکول کنیم. شناخت عوامل اتلاف زمان برای ما مهم است. با نگاهی مجدد به ضرورتهای کاری متوجه می شویم بعضی از کارها نه تنها شایستگی اطلاق واژه ”کار“ را ندارد، بلکه عوامل و عناصر ضد کار محسوب میشوند و در حقیقت تلف کننده فرصتهای ما هستند. بنابراین باید با تغییر عادات و روشهای پیشین این عوامل را به تدریج از میان برد.
مهمترین کار در این مقطع تحلیل نحوه کنونی صرف زمان است. برای آن که تحلیل درست و واقع بینانهای از چگونگی صرف زمان خود داشته باشیم، باید پرسشنامهای را تنظیم کنیم. این پرسشنامه که گاهی به صورت یک چک لیست نیز میتواند طراحی شود، نگاهی تعیین کننده در اختیار ما خواهد گذاشت. تکمیل پرسشنامه ی خود ـ ارزیابی می تواند به همراه ایجاد جدول زمان بندی کارها همراه باشد تا بدین طریق حتا در ارزیابی خودمان نیز تا حدی صرفه جویی زمانی کرده باشیم.
پس از تکمیل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهیم دانست که: اولاً چه درصدی از کارهای ما از پیش برنامه ریزی شده است؟ ثانیاً آیا روز کاری ما ساختاردرستی دارد یا خیر؟ و در نهایت آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول میانجامند؟ ممکن است در حین پاسخگویی به این پرسشها پرسشهای دیگری نیز در ذهن ما مطرح شود که از جمله آنها میتوان به این موارد اشاره نمود:
چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟
چند مورد وقفه در کارهای ما ایجاد شده است؟
آیا بهره وری واقعی داشتهایم؟
چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را داشتهایم؟
چگونه می توانیم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشیم؟
برای چند درصد از وقت خود می توانستیم برنامه ریزی درستی به عمل آوریم؟
میزان کارآیی ما را بر اساس امتیاز های ۱ تا ۱۰ چگونه برآورد می شود؟
اگر تنها یکی از این پرسشها را برای ترتیب دهندگان جلسات مکرر در ادارات مطرح کنیم، کافی است که به اشتباه جبران ناپذیر خود پی ببرند.
در مرحله بعد باید عوامل اتلاف زمان را بشناسیم. در یک دسته بندی عمومی میتوان این عوامل را بدین ترتیب طبقهبندی کرد:
گم کردن چیز های مورد نیاز
جلسات تماس های تلفنی
وقفه ها
تعلل ها
کاغذ بازی های بی حاصل
مشکلات کاری
واگذاری کار به صورت معکوس
خود بزرگ بینی
آشفتگی و عدم تمرکز
حال که با برخی از عوامل اتلاف وقت آشنا شدیم، باید تلاش کنیم برخی از عادتها را تغییر دهیم. برای ایجاد تغییر باید فرآیند چهار مرحله ای زیر را در مورد هر یک از عوامل اتلاف زمان به کار ببریم تا بتوانیم به تدریج آنها را از میان برداریم:
یاد داشت کردن عامل اتلاف زمان
تهیه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت
تجسم ذهنی عادت صرفه جویی در زمان
پرورش عادت صرفه جویی در زمان
برای کسانی که در شرکتها یا سازمانها به کار اشتغال دارند، این کار قدری گستردهتر است و ابعاد دیگری را نیز در بر میگیرد، از جمله: تسلط بر مکاتبات اداری، مبارزه برای کاهش مکاتبات، رسیدگی مؤثر به نامههای کاری، بایگانی مؤثر و صحیح مکاتبات.
اگر بخواهیم به شیوهای اصولی مکاتبات را کاهش دهیم، باید این اصول را حتماً به یاد داشته باشیم:
حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج از اداره
حذف برخی اسامی از فهرست توزیع نامه ها در داخل اداره
درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند
درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار
تغییر مسیر نامه ها در صورت لزوم
صحبت کردن را جانشین نوشتن کردن
کاستن از حجم کاغذهای ارسالی
بازگرداندن کاغذ های کاری غیر ضروری به فرستنده آن ها
باشد که با به کارگیری این توصیه ها یا حداقل پیادهسازی برخی از آنها بتوانیم مدیریت زمان داشته باشیم. با پدید آمدن انضباط فردی در هر انسان عاقل و تنظیم دقیق اوقات و امور کاری دیگر نیازی به برگزاری جلسات مکرر نخواهد بود. امیدوارم مدیران عزیز به این مهم توجه ویژه داشته باشند.
با تشکر از همکار ادیب و فرهیخته خودم جناب اقای محمدی ، مطلب بسیار جالب و به جا و کاربردی بود باشد که مورد توجه مدیران عزیز قرار گیرد.
متشکرم از لطف و محبت شما
باسلام وتشکرازتذکربجاوبیان نکات ارزنده فرهیخته ارجمندجناب آقای محمدیان (زیده عزه).بدون تردیدبایدگفت که یکی ازسرمایه های ارزشمندهرشخصی بویژه کسی که مسولیتی متوجه اومیباشدزمان است که غالباارزشی برای آن قاِئل نیستیم ضمن اینکه فردای قیامت نیز بایدپاسخگوی لحظه به لحظه آن باشیم مخصوصا کسی که مسئولیتی به عهده دارد یقینافرصتها قابل برگشت وجبران نخواهند بودوچه زیبا فرمودندمولای متقیان امام علی (علیه السلام )که فرصتهاهمچون ابربه سرعت میگذرند
سپاسگزارم و تشکر از تذکر شما
استفاده کردیم ،دست شما درد نکند انشاالله مورد توجه همه همکاران قرار گیرد.
همدرد هستید دلتنگ میشی زود رنج میشی تا بحال به فکر این روابط ها نبودید شما ومشاورتون نسخه راداشته باشید شاید دارو یافت نشه
در این راستا من هم پیشنهاد میدم که به جای اصطلاح “سمینار” بذاریم”سمی نهار” که فقط نهارش به درد میخورد! درکل متن اگرچه نسبتا خوب شروع میشه ولی درادامه به صورت راونشناسی عوامانه ی مبتذلی تموم میشه. وانگهی راه برون رفت ازوضع موجود شاید توجه به”تروما”هایی است که برای ما اتفاق میافتند که میتوانند شکافی دروضع موجود پدیداورند ونظم موجود رابرهم زنند.
ای آمده گریان تو وخندان همه کس /// از آمدنِ تو گشته شادان همه کس
امروز چنان باش که فردا چو رَوی /// خندان تو برون رَوی و گریان همه کس
………………..
با مردم باش تا مردم با تو باشند، هرچه را برای خود میخواهی برای مردم بخواه وآنچه را که برای خود نمی خواهی برای مردم نیز نخواه و……
چنگیز جان نوشته جالب و پر محتوایی بود استفاده کردیم . امید که مسئولین بیدار شوند .
همکار فهیم و دوست داشتنی خودم بسیار سپاسگزارم
باسلام وعرض ادب خدمت دوست عزیزم چناب آقای مجمدیان مطالبتان بسیار بجا وسنچیده بود دست مریزاد
برادرآزادبخت ممنون ازلطف تان
عالی بود استاد محمدی ادامه بده که استفاده کنیم
جنسش عالیه درجه یک چینی قدیمی
کاظمی عزیز از ایزوگامها چه خبر بقیشون رسیدند؟
با درود و سلام به معلم سالیان دورم
چناب محمدیان
بسیار گقتار نغز و پرمحتوایی بود.تشکر…
احسان عزیز متشکرم موفق و موید باشید
به دوست اندیشمند و اهل “نظرم” جناب محمدیان سلام و درود میفرستم و بر ایشان خجستگی و مبارکی آرزو می کنم. به موضوع مهمی اشاره کرده اید: جلسات بی ثمر. جلسات غیر کارشناسانه ای که در بطن سازمانهای اداری ما ریشه دوانده است. امید که روزی کار کارشناسی و مطالعه میدانی از این “جلسات” با ارزش تر باشد…
مصطفی خوبم همیشه از نظرات و مطالب حضرتعالی نهایت استفاده میشود ممنون از لطف شما
جناب محمدی استفاده کردیم بازمنتظرمطالب خوبت هستم امیدوارم همچنان موفق ومویدوپیروزباشی
متشکرم
حرفهای منسوخ شده طوری ما خبرداریم عامل میخواهدشعارشعار شعار
از دست بشد دلی که جانی ارزد
وز تن گهری بشد که کانی ارزد
افسوس که در کار جهان ضایع شد
عمری که از آن دمی جهانی ارزد.
مطلبی زیبا و در عین حال کاربردی
حال ادم بهم می خوره کل اگر طبیب بودی سرخود دوا نمودی
حالا آقای بظاهر فرهنگی چه زوری به شما اومده جناب حالت از معطل وعلاف بودن خودت از سرکلاسات که علم وادبی نداره بهم میخوره چیزی که بارت نیس نقد منصفانه بکنی بلدی نظر بده مثه فرهنگی فرهیخته بظاهر نافرهنگی متعصب
تمامی صفات ذکرشده دروجود ناسالم خودت هست بعدش اول خودسازی بعد دیگران این قبول نیست روبرو بات خوبند چی درباره شماها میگن الله اعلم درمقام نصیحت نیستی خودرابساز ترشی نخورشاید……!
این مطلب که نوشتی ادب میخواد مهرتایید زدی چنان عصبانی شدی همش غلط املایه گفتم اول خودسازی بعد دیگران معلومه بظاهر کیه نه اون متن دراز نه این لفظ …….!
سلام به دوستان گرانقدرم آقایان “فرهنگی و منتقد” ،چه خوب است همدیگر را تحمل کنیم و سعی در بهبود وضعیت حال داشته باشیم تا هتاکی کردن به همدیگر، بنده که مدتی است در جلسات متعدد شرکت می کنم این درد را حس کردم و همیشه عذابم میده و در قالب این نوشتار هرچند ناقص بیانش کردم، مسئول و یا کاره ای نبودم که الان منتقد باشم ، درد دلی بود که همه به ان واقفیم .
“من علّمنی حرفا ، فقد سیّرنی عبدا”
هرکس حرفی به من بیاموزد ، مرا بنده و عبد خویش ساخته است .
امام علی ( ع )
…………………………….
سلام ودرود بر استادمحمدیان عزیزم،سلام بر تو که کلامت، کلام خداست و پیامت روشنی بخش راه انسانهاست!
استاد عزیز عرض ادب دانش آموز ۱۵ سال قبل خودت را پذیرا باش…بابت مطلب زیبایی هم که نوشتی درود خدا بر شما باد.
سلام سجاد جان این نظر لطف شماست هرچه ما انجام داده ایم و می‌دهیم جز وظیفه شغلی و ذاتی خودم نبوده و موفق و موید باشید
با مردم باش تا مردم با تو باشند، هرچه را برای خود میخواهی برای مردم بخواه وآنچه را که برای خود نمی خواهی برای مردم نیز نخواه و……
هیچ گاه به فکر باند وجناح بازی نباش وبدان پست ومقام زود گذر است وبه قول گفته پیامبر اکرم مسلمان واقعی کسی است که مردم از دست وزبان اودر امان بشند
[
ای کاش خودش تنها بود بصورت تیمی نیش می زنند بعدش هم نسخه می پیچند جدی نگیرید
با سلام و عرض ادب دوست گرامی ت.ب و م .ک از تذکر بجا شما متشکرم ، به زعم خودم همین رویه را مد نظر دارم اما شندین عین ادب است حتما رعایت میشود.
با سلام خدمت جناب آقای محمدی.نوشته ات عالی بود انصافا بعضی از جلسات عملا آخرش هم که تمام میشود مصوبه ای هم ندارند یا درپایان همایش -یا سمینار حتی نتیجه گیری هم نمی کنند که چرا این جلسه واین همه آدم برا چی اومدند.در واقع همان سمینهار هستند
متشکرم دوست گرامی
این شهر و مشکلات آن بقدری زیاد است که حتی نویسندگان را مجور به نگارش های طولانی میکند. این مطب که تقریبا بلند هم بود تمام مشکلات شهر را به نحوی برشمرده است و به درستی اصل مشکلات را در نا کارآمدی و سیستمی نبودن این شهر می بیند. راستش من بیشتر به این نکته اعتقاد دارم که از ماست که بر ماست. انتخابهای سنتی ما که باعث شده چند خانواده خاص کوهدشت را از آن خود بدانند (چرا که شاه کلید مدیران در دست نماینده است) و مردم هم که این موضوع را به نوعی پذیرفته اند باعث شده شهر ما با تمام پتانسیلی که دارد از تکاپو بیفتد. شهر از دست این همه پیری و کهولت مرده است و راه نجات آن دمیدن خونی جوان برای به حرکت در آوردن این قلب مریض است. اگرچه کس خاصی مد نظرم نیست لکن به امید به میدان آمدن کسانی که توان تحمل بار مشکلات این شهر را داشته باشند…
برادر محمدی ضمن خسته نباشید برای شماریشه مشکلات شهرستان زیاد است که زبان قاصر است بیان کند
با تشکر از دوست خوب و همکار زحمت کشم اقا چنگیز
دست درد نکنه ،متشکر از نظر کارشناسانه ات، من خوندم و استفاده کردم
وبه نظربنده همه باید تحت فرامین رهبر معظم انقلاب حضرت ایت الله امام خامنه ای حرکت کرده ومطیع فرامین رهبری باشیم وپیرو ولایت مطلقه فقیه و در سربلندی کشورمان ایران عزیز تاظهور اقا امام زمان عج حرکت کنیم ودر مقابل دشمنان دین وجمهوری اسلامی واستکبارجهانی ازجمله امریکاه قاطعانه برخورد کنیم وجناح بازی را کنار بگذاریم
با سلام خدمت همکار ارجمند برادر چنگیز محمدی مطالب مطرح شده بسیار مفید و ارزشمند بود اینجانب به یا د دارم در یک تحقیق که انجام گرفته بود میزان کار مفید در ایران روزانه ۷ دقیقه تعیین گردیده بود حال جهت تایید نوشته حضرتعالی ۴۴ ساعت وقت تلف شده در ادارات ما با تحمیل بار مالی و اختصاص ساعات اضافه کاری کدام ژاپن اسلامی را در سرزمین خود درست کردیم .تا جلسات و همایش ها ی پر هزینه که فقط بدرد بیلان کاری مسئولین می خورد کاربردی و عملیاتی نشوند بی خودی زمان را ازخودمان می گیریم . البته نان برای ما در این جلسات هست ولی خبری از آب نیست . جهت اطلاع در جلسه هم اندیشی مشاوران نکته جالبی از مدیر محترم آقای مومنی دیدم که هر کدام از دوستان مشاور دیدگاه خود را مطرح می کرد فوری می فرمودند راهکار بفرمایید پیشنهادتان چیست برای رفع این مشکل ،که گامی است در جهت رسیدن به آنچه مورد نظر شماست انشاالله
شفیعی برای کاشناسی برو دوبی ازاقوام اونجاییند
کسی که پاکدامنی را انتخاب میکند، احساس گناه و تنفر از خود را ندارد و روح او از آشفتگی و اضطراب به دور است و در آرامش و اطمینان به سر می برد. از غیبت کردن ،قضاوت نسنجیده،حسادت ،دروغ وخلاصه رنجاندن دیگران به شدت باید پرهیز کرد زیرا این گونه اعمال نا آرامی را تولید می کنند. فرد با رها شدن از خشم و آزردگی، تمام توجه خود را به زمان حال معطوف می کند و انرژی خود را به جای پرداختن به خشم و کینه‌توزی نسبت به دیگران، صرف فعالیت‌های تازه و پیشرفت‌های بیشتر در زندگی می کند. خیلی‌ها سال‌ها رنجش‌هایی را در دل نگه می‌دارند اما حاضر نیستند برای رها‌شدن خود و دیگران، آنها را ببخشند. تحقیقات نیزنشان می‌دهد که اشخاص باگذشت‌تر در مقایسه با افرادی که گذشت کمتری دارند از سلامت روانی بیشتری برخوردارند.
با سلام خدمت شما برادر عزیز
مطالب مطرح شده بسیار عالی بود ، موفق و پیروز باشی .
بله.جناب چنگیزخان محمدی جلسات اداره آموزش پرورش را که دیدی همش نقشه کشیدن برای عزل و نصب بوده و هست،ازاین جلسات می باشند!!!!!!!!!!!!!!!!
آدمی عزیز، منظور من همه جلسات بی بار و بی مصوبه بود حتی جلسات آموزش و پرورش!! اما بدان که بنده در عزل و نصب احدی نه دخیل بودم نه شرکت کردم ، بنده معتقدم تهدیدها و چالش های آموزش و پرورش مهمتر و بیشتر از شرکت در جلسات عزل و نصب می‌باشد.
سلام دوست عزیز این نوشته هاتلنگر خوبیست شاید ما که عادت بیمارگونه ای به هدر دادن عمر گرانمایه مان داریم بیدار شویم. کر شما قابل تقدیر است.
نوشتن توهین وانگ زدن اون هم با اسم مستعار کار شایسته ای نیست .این صفحات را عزیزانی با زحمت زیاد برای اعتلای فرهنگ این بوم ودیار طراحی کردهاند.لطفا مدیران محترم نوشته هایی که همراه توهین هستند را چاپ نکنند.
جناب آقای محمدی، استاد گرانقدر، از مطالبی که درج کردید مثال زمانی که روی نیمکت کلاستون نشسته بودم استفاده کردم. متاسفانه کمدی تلخی در ادارات شهرستان برقرار است و چنان روز مرگی بر تفکر مردم شهر حاکم شده که احساس می کنند شرایط لایتغیر است.